Come organizzare il tempo per combattere muco e spazzatura
Organizzare il tempo è sempre stato una specie di mio hobby. Un hobby molto dispendioso non solo in termini di fatica mentale, ma soprattutto in termini di tempo. Ho sempre pensato al miglior modo per fare le cose che dovevo fare nel minor tempo possibile, e soprattutto senza sprecare nemmeno un secondo della mia vita.
Un primo approccio è stato prendere una agenda di carta e segnare ogni singolo appuntamento, tipo “cena con Matteo”, e ogni singola informazione che potesse aiutarmi, tipo “COMPRARE LAMETTE NUOVE”. In questo modo le giornate erano piene di interessanti cose da fare, e nemmeno un secondo della mia vita passava senza che io me ne stessi con le mani in mano. E proprio questo era il problema.
Non fare niente. Non sono fatto per non-non fare niente! Per dirla semplice: avevo bisogno di momenti in cui non facevo niente. E non era solo questione di “stare sul divano 3 ore senza pensare a niente”, ma semplicemente “ora non ho niente di organizzato… cosa posso fare?", e subito dopo ti viene in mente che potresti leggere quel libro che hai considerato cacca fino ad oggi. Mi mancava semplicemente decidere sul momento che cosa volevo fare, ne sentivo la necessità.
In quest’ottica ho iniziato a cercare una specie di “mix magico” che mi permettesse da un lato di non avere più l’opprimente casino in testa tipico di chi non si organizza affatto e arranca cercando di ricordarsi e portare a termine gli impegni che ha preso, e dall’altro un sistema che non mi facesse perdere né tempo né voglia di organizzare il tempo.
Quello di cui parlerò è il modo in cui organizzo il mio tempo; non perché sia un metodo turbo-produttivo, ma per dare qualche spunto di riflessione a chi non ha mai provato a gestire il suo tempo, e soprattutto a chi non ha più voglia di perdere pomeriggi interi nella speranza di recuperare quello che avrebbe dovuto fare ieri.
La grande illusione
Oggi abbiamo l’illusione che potremmo smettere di ricordarci qualsiasi impegno, perché sappiamo che il dentista ci manderà un messaggio su Whatsapp due giorni prima dell’appuntamento, e quella band irlandese che tanto ci piace pubblicherà sicuramente una storia su Instagram per ricordarmi che il venerdì ci sarà una serata irlandese. L’illusione di essere organizzati è difficile da riconoscere, perché mentre il dentista ci manda messaggi su Whatsapp perché sa bene che le persone dimenticano gli appuntamenti, noi pensiamo “sicuramente me lo sarei ricordato”. Basti pensare che ci sono software dedicati a questo, con il preciso compito di diminuire la probabilità di “perdita di appuntamento”. Software che mandano messaggi ai diretti interessati in momenti in cui sono più concentrati, e per più volte prima dell’appuntamento. Ad oggi quando ricevo quei messaggi penso sempre a quante volte avrei detto “me lo sarei ricordato lo stesso”; e mi viene da ridere.
I ferri del mestiere
Ho provato molti strumenti, ma tutto ciò di cui mi sento di aver bisogno è semplice.
Agenda
Il primo è un calendario. Semplicemente un posto in cui posso dire “ho questa cosa da fare dalle 9 alle 11”, e che si possa vedere graficamente che in quell’ora sono impegnato. Cosa importante è riuscire a colpo d’occhio a dire all’amico ubriacone che saremo liberi per la serata irlandese di venerdì, perché la serata cinema con la fidanzata sarà il venerdì prossimo.
All’inizio usavo un calendario di carta, perché credevo di essere “più libero” (qualunque cosa significasse nella mia testa). In effetti, con la magica potenza della penna potevo scrivere in posti impensabili, addirittura varcando le pagine, e addirittura cancellare giorni come se non li avrei mai vissuti. O addirittura vagare per lo spazio tridimensionale attaccando dei post-it in giro. La verità era che quella libertà non mi serviva a niente, e che rischiava addirittura di far diventare l’agenda una bella palude di cancellature. Inoltre non mi permetteva di fare quello che serve di più: spostare gli appuntamenti. Consiglio vivamente di procurarsi un calendario digitale, e di resistere alla tentazione di comprare quell’agenda color merluzzo che tanto ci stuzzica. È anche gratis, che volete di più?!
To do list
Il secondo strumento è una lista delle cose da fare (detta to do list). Una semplice lista in cui le cose possono essere solo di due tipi: fatte o non fatte. Semplice, no? Anche in questo caso possiamo ricorrere a dei fogli di carta; addirittura esistono dei blocchetti di carta stampata che hanno già il quadratino “da barrare”, così da non doverlo disegnare tutte le volte, o cancellare l’intera riga una volta portata a termine. Potrebbe sembrare motivazionale avvicinarsi alla riga “pulire cucina” e sfogarcisi sopra con la penna finché nemmeno una lettera sarà più riconoscibile. Quasi come un omicidio con tortura.
Ad ogni modo, come prima, sembra tutto bello. Tutto bello... e inutile. Innanzitutto su carta non si può per esempio cambiare l'ordine delle righe, oppure modificare il contenuto di una riga. Fin qui semplice, ma quando quello che serve è qualcosa come una notifica che ti avvisa suonando? Come la metti? Nessun foglio suona, e tu non vorrai mica dimenticarti di prendere l'antistaminico proprio il giorno in cui hai l'appuntamento romantico primaverile, giusto? Muco e amore muovono il mondo; muco e amore.
La to do list digitale permette anche di organizzare le liste in “cartelle”, cosa che sarà molto comoda e di cui parleremo in seguito.
Dunque serve una to do list digitale. Ma ti dirò una cosa bella: ce l'hai già ed è gratis. Accidenti, dopo aver letto questo articolo penserai che sono un taccagno! Ad ogni modo esistono centinaia di app per smartphone, e sicuramente ne avrai una già installata che fa proprio al caso tuo.
Un elemento della to do list digitale ha anche un altro vantaggio. Puoi inserire una data e un'ora. Ogni elemento può avere anche altri aggeggi carini e coccolosi come i tag e le priorità, ma quello che ci interessa sono semplicemente le date e le ore di scadenza. Quando arriverà la certa data e la certa ora il telefono suonerà, e noi prenderemo l'antistaminico. Easy, no?
Dove metto cosa?
A questo punto abbiamo una agenda e una to do list, e la domanda sorge spontanea. Come scelgo dove mettere le cose da fare?
Tanto per cominciare il calendario contiene degli appuntamenti di cui sappiamo con certezza la data di inizio. Per esempio una cena fuori con un amico sappiamo che più o meno inizierà alle 19 e ci occuperà fino a che non torneremo a casa, dunque inseriremo un blocco dalle 19 all'ora di andare a letto. Se invece dovessi mettere a calendario una visita medica che non so quando finirà, cercherei di dare più o meno una stima. Se poi quella visita si dovesse dilungare oltre la stima la tecnologia ti verrà incontro e potrai spostare l'appuntamento successivo al giorno dopo, o a più tardi. Agenda digitale, ricordi? Mi raccomando!
La to do list contiene tre tipi di cose da fare. Il primo è il più semplice: una cosa da fare che non ha una data precisa in cui farla e nemmeno un orario preciso, per esempio la lista della spesa. Si tratta di attività che non hanno una scadenza, ma che ti serviranno prima o poi. La seconda è un'attività che deve essere fatta ad un certo orario preciso. Per esempio un certo farmaco che devo prendere tutte le mattine alle 9.30, oppure una chiamata a un ufficio del comune che apre solo a martedì alterni dalle 16 alle 19:25 (sì, puzza tanto di esperienza personale). Il terzo tipo è un mix dei due, dove abbiamo bisogno di fare una certa cosa "entro la giornata", per esempio cambiare il collare antiparassitario al cane. In questo caso quella certa attività sarà da fare entro la giornata, e saremo noi a decidere quando.
Tieni stretti i tuoi amici
Dato che ognuno di noi vive in modo diverso, credo che il miglior modo per migliorare nella gestione del proprio tempo è quello di prendere spunto da degli esempi pratici. Io stesso ho messo le mani sulle abitudini di amici e colleghi, adattando continuamente e sperimentando cosa funziona meglio per me. Quello che consiglio è di mantenere i due amici agenda e to do list, e cambiare il modo di usarli (soprattutto il modo di infilarci dentro i propri impegni). Difficilmente nella vita di una persona ci sono impegni che hanno bisogno di essere "tracciati" più specificamente.
Quando iniziai a organizzare la mia vita mi resi subito conto di quanto potente possa essere una buona organizzazione. Avevo la sensazione di riuscire a tenere tutto sotto controllo, e questo mi faceva inconsciamente dire "pensa se riuscissi a trovare un modo ancora migliore! Chissà quante cose potrei fare!". Così iniziai a cercare dei metodi più potenti per organizzare le cose da fare, aggiungendo strumenti più complessi e difficili, che permettevano di tracciare ogni singola cosa. L'agenda iniziò a popolarsi di mille impegni.
Solo dopo mi resi conto che non era una buona idea. Primo: passavo più tempo a organizzare i mille casi specifici di "cose da fare" che a farle veramente. Secondo: imparare quei nuovi strumenti occupava del tempo. Terzo: non c'era mai limite alle cose che potevo fare: mi ero illuso di poter fare tutto, quando solo il 20% di quello che avevo preventivato era effettivamente realizzabile (ahimè, anche io mangio, e per mangiare devo lavorare). Per questo, consiglio di non impiegare le proprie energie per cercare nuovi strumenti, invece di capire come usare meglio i nostri due amici.
"Tieni stretti i tuoi amici" significa anche che tutti gli strumenti che si utilizzano per la gestione del tempo, che siano solo agenda e to do list o qualsiasi software containerizzato turbo-figo, devono trovarsi su quel mattoncino luminoso che tutti noi portiamo in tasca.
Esempi pratici di utilizzo
Siccome credo che condividere i propri modi di organizzare il tempo sia il posto migliore dove gli altri possono cercare delle idee per migliorare, di seguito ci sono alcuni spunti su come io ho risolto problemi di organizzazione del tempo.
Spazzatura e altra immondizia
Dove abito vige la raccolta differenziata porta a porta. Questo significa che la spazzatura di casa va opportunamente divisa in secchi diversi in base al materiale, e che qualcuno passa a prendere tutte le mattine un certo materiale sotto casa tua, e quindi ogni sera devi ricordarti di portare fuori un certo secchio.
Uno dei motivi che mi fa più pensare “senza organizzazione vivrei in una discarica” è che dimenticarsene un giorno significa avere quel sacchetto in casa per una settimana in più: che non è carino quando mangi pesce.
Dunque ho creato una lista di promemoria adibita a questo. Ogni elemento mi ricorda di mettere fuori il sacchetto che verrà preso il giorno dopo.
Da notare che questo è possibile farlo senza sforzo grazie al nostro santo dio tecnologia: i promemoria ricorrenti. Il testo "Senza sacchetto" è una nota; è utile inserire del testo sul promemoria in modo da averlo a portata di mano quando ti si presenta sott'occhio.
Spazzatura e tirchiaggine
Un esempio di come si possono usare i promemoria: nel mio comune di residenza puoi ricevere uno sconto sulla TARI (ovvero la tassa sulla gestione dei rifiuti) se consegni nell'arco di un anno al massimo 20 sacchi di spazzatura indifferenziata.
La cosa strana è che per qualche motivo lo sconto non viene applicato se consegni meno di 6 sacchi. Quando l'ho scoperto, oltre a rimanere un po' stranito, ho creato una lista di promemoria che contiene 6 promemoria "Mettere fuori un sacco di indifferenziata" uguali, senza data di scadenza e senza nessuna ricorrenza.
In questo modo posso tenere il conto di quanti sacchi sono rimasti da portare per avere lo sconto (e così mi sono riaffermato un taccagno). Sto ancora valutando se metterli ricorrenti per esempio ogni primo gennaio di ogni anno.
Lista della spesa
La lista della spesa è un bell'esempio di lista perfetta per essere condivisa. Se vivi con altre persone prima o poi qualcuno si eleverà a eroe del popolo e andrà a fare la spesa contro ogni principio di fancazzismo. Magari di domenica. In genere sono io.
Quello che succedeva a casa mia era che, dopo aver annunciato la mia disgraziata sorte, il resto della casa si riunisse in cerchio e iniziasse a vomitarmi addosso tutto quello che nei giorni precedenti era andato nella flatulenza cerebrale (un giorno parlerò su questo blog di flatulenza cerebrale), ovvero il posto dove butti le cose "che tanto ti ricordi". Spoiler: non ti ricorderai mai di quella roba, e nel momento vomito ti verranno in mente cose che non avresti mai comprato.
Qui il problema è chiaramente che la lista della spesa deve essere scritta nei giorni precedenti, in modo da diluire nel tempo il momento in cui devi scegliere. Certo, ci sarà sempre qualcosa da aggiungere al momento della partenza, ma sarà qualcosa legato al passato più vicino.
Fino a qui qualcuno potrebbe anche obiettare che sarebbe bastato un post-it appiccicato al frigorifero per evitare il problema. Per quanto mi riguarda quel post-it sarebbe rimasto appiccicato al frigo, e io al supermercato avrei imprecato non poco. Ma c'è un'altra ragione che mi mette nella posizione di dire che digitale è meglio: la condivisione.
La mia lista della spesa funziona bene perché è condivisa. Questo significa che più persone possono aggiungere o togliere elementi da questa lista in tempo reale. In più la lista è accessibile dallo smartphone di ognuno, e quindi è più "a portata di mano". Una qualunque persona che si trova al supermercato aprirà la lista e comprerà tutto quello che ci trova scritto, ovvero gli oggetti aggiunti da tutti, e gli altri vedranno comparire magicamente nel frigo tutto quello che hanno inserito.
Questo modo di gestire la lista della spesa permette non solo di risparmiare il tempo necessario a fare la spesa nel momento sciagurato in cui il martire professa la sua fine, ma anche di risparmiare soldi che sarebbero stati spesi in prodotti pensati all'ultimo minuto in preda al panico da "muoviti che sta partendo e quel barattolo di cioccolata proprio mi andava".
Largo o piccolo? Verde o ruvido!?
C'è un piccolo particolare che mi ha aiutato nel comprare cose inutili perché sbagliate. Anche se l'esempio si rivolge sempre alla mia amata spazzatura, tutto quello che dirò vale anche per gli assorbenti e tutte le cose che vanno comprate "di un certo tipo e dimensione". Sto parlando di due funzioni che si trovano in tutte le to do list digitali: la possibilità di inserire una foto nel promemoria, e la possibilità di resuscitare promemoria vecchi precedentemente completati. Questa coppia di funzioni mi permette di creare dei promemoria sempreverdi che riesumo quando ho bisogno di vedere le dimensioni o il tipo di un certo oggetto da comprare che ho precedentemente messo in lista.
Mi spiego meglio: molto spesso compro al supermercato dei sacchetti della spazzatura. Il promemoria dice "Sacchetti organico", e quando mi trovo davanti allo scaffale dei sacchetti della spazzatura, vedo un grande ammasso profumato di sacchetti di dimensioni diverse. Questo significa che, se non voglio comprare un sacco enormemente grosso rispetto al mio umile e microscopico bidone dell'umido, devo comprare quello di dimensioni giuste. Per questo esiste il promemoria sempreverde:
Questo promemoria contiene le dimensioni del sacchetto che mi servono, nel mio caso nella foto, e quando ho bisogno di aggiungerlo nuovamente alla lista mi basta iniziare a digitare il testo "Sacc" e l'applicazione mi mostra subito che potrei usare il promemoria scorso.
Nel caso dei sacchetti della spazzatura in realtà avrei anche potuto inserire una nota con scritta la dimensione, così da evitare di sprecare lo spazio delle foto, ma sono un essere umano e mi piacciono le cose colorate e felici.
Il bidone di default
Ogni singolo promemoria che ho citato finora riguarda categorie facilmente raggruppabili, e quindi possono essere tenuti separati dagli altri in modo che siano facilmente navigabili.
Per questo, ogni promemoria ha la sua lista dedicata in cui vive. Per esempio queste sono tutte le liste che uso:
La Lista della spesa è esattamente quella di cui parlavo prima, e Casa contiene tutto quello che riguarda le pulizie ("pulire filtro lavastoviglie" ogni mese), mentre in Spazzatura ci sono questi:
Da notare che questi promemoria hanno anche l’orario. Questo perché vorrei che il mio amico telefono mi avvisasse la sera dopo cena, per evitare di lasciare fuori da casa la spazzatura che verrà ritirata solo la mattina dopo. Quando non ho bisogno di essere avvisato ad una certa ora precisa, nel promemoria metto solo la data, che in genere significa essere avvisati alle 9 di mattina, o comunque ad un orario prestabilito dall'applicazione che si usa.
Per tutti gli altri promemoria ho una lista "bidone di default" in cui dirotto tutti i promemoria tipo "chiamare Marco domani" o "stampare articolo mercoledì". Questa lista bidone esiste in ogni applicazione, ed è molto comoda per tenere tutto in ordine.
Guarda mamma, con la voce!
Ora vorrei approfondire tutti quei promemoria che vengono presi al volo durante la quotidianità. Per esempio, nessuno di noi vorrebbe dimenticarsi cose che qualcuno ci ha chiesto con cortesia, tipo "tu che sei uno smanettone: mi consiglieresti un telefono?". Ovviamente questa richiesta è un bell'occhiolino al promemoria, se non fosse che col passare dei giorni ho iniziato a sentire il peso di quel veloce aggiungimento, come se la mia testolina si rifiutasse di creare quel promemoria proprio in quel momento, e volesse posticipare. Benché senza mi sarei sicuramente dimenticato, il solo dover aprire l'app Promemoria mi faceva dire "ma sì, fra 5 minuti lo aggiungo". Mai più lunghi furono quei cinque minuti.
Anche in questo caso ho risolto col mio amico telefono. In questo caso era un problema di "processo". C'era in me l'idea che non sarebbe stato cortese interrompere quella conversazione così fluida con un silenzio poco accogliente verso l'altro. Allora ho iniziato a provare l'assistente vocale che ogni telefono ha. Improvvisamente quell'azione che sembrava così maldestra alla domanda "mi consiglieresti un telefono?", si è trasformata in "va bene, allora me lo segno altrimenti me ne dimentico" e subito dopo "Ricordami di informarmi sul telefono di Marta domani". Tutto qui. Certo, non so se sono riuscito nell'intento di lasciare fluida la conversazione, ma almeno ho diminuito l'attrito che mi faceva desistere dal creare quel maledetto promemoria.
La vita spaccata in quattro
Passiamo all'agenda. Ogni agenda che si rispetti si può dividere in diversi calendari. Ogni calendario in genere può avere un colore, e può essere condiviso con più persone, anche se nessuno dei miei calendari lo è, e soprattutto ogni appuntamento all'interno del calendario avrà il colore del calendario a cui appartiene.
Ho impostato quattro calendari, ma ripeto: sono soggettivi. Come sempre, parlerò per suscitare una riflessione sui propri.
Il primo calendario l’ho chiamato “Personale”, e contiene tutti gli appuntamenti che riguardano me stesso. Per esempio la morning routine e le ore adibite all’attività col mio amico cane, oppure le visite mediche.
Il secondo calendario riguarda il lavoro. Nel mio caso attualmente lavoro come dipendente, dunque il mio impegno è circa dalle 9 alle 18. Come nel caso di “Personale”, l’orario è da intendersi come indicativo, perché capita di iniziare più tardi, così come capita di finire prima.
Benché l’evento sia sempre lo stesso e allo stesso orario, questo calendario mi aiuta a tenere traccia dei giorni di ferie.
Il terzo calendario riguarda il sonno. Serve solo per ricordarmi che non devo fare tardi la sera, e che la mattina mi voglio svegliare alla stessa ora. In più limita lo spazio “calendarizzabile”, forzandomi a non mettere impegni dopo una certa ora.
Infine, il calendario “Studio” è il calendario che quando studiavo in università conteneva slot di tempo per lo studio, mentre ora comprende lo studio di cose che mi interessano e progetti personali. Probabilmente “Studio” non calza più: un giorno lo rinominerò.
Oggi va così
Esistono anche eventi da "tutto il giorno", come "Andare da babbo" (in alto nella foto precedente), che significa che lavorerò fisicamente a casa di mio padre, ma senza compromette il resto delle attività che devo fare.
Tutto quello che non è categorizzabile va in Personale, il mio calendario bidone di default.
Amici per sempre
Ormai siamo diventati grandi. Abbiamo creato i nostri promemoria più importanti, li abbiamo suddivisi in liste. Poi abbiamo creato l'agenda e l'abbiamo divisa in calendari. Molti aspetti della vita sono ora organizzati, e il dentista ci ha perfino rimosso dalla lista di persone che vanno punzecchiate con l'ago per rispettare gli appuntamenti, e il muco non ci esce più dal naso durante gli appuntamenti romantici primaverili.
A questo punto potremmo provare a usare altri strumenti che semplifichino ancora di più l'organizzazione, che la automatizzino, e che rendano la nostra vita ancora più produttiva. E a questo punto, senza nemmeno pensarci, dobbiamo abbandonare l'idea!
Promemoria e agenda bastano per la vita della maggior parte delle persone, molto spesso anche per la vita lavorativa. Ma se proprio ci sentiamo tentati c'è una alternativa:
Molto spesso l'agenda e i promemoria vengono fusi all'interno dell'agenda. In questo modo si può avere una visione completa che permette anche di completare i promemoria e di spostarli, esattamente come si fa con gli appuntamenti.
Questo può essere il tassello che manca prima di passare ad altri strumenti, ma comunque credo che siano casi eccezionali.
Corri!
E così abbiamo fatto il giro completo della mia discarica organizzativa. Una discarica fatta di foto di sacchetti dell'umido, promemoria vocali sussurrati al telefono durante conversazioni imbarazzanti, e calendari colorati che mi ricordano quando dormire.
So cosa stai pensando: tutto questo casino solo per non dimenticare di buttare la spazzatura? Esatto. E funziona.
Ora hai due scelte: correre a organizzare la tua vita con fervore maniacale; o chiudere questa pagina e dimenticare tutto. In entrambi i casi hai procrastinato con stile.
O forse no. Chissà. Dipende se te lo segni in agenda.
Fine. Ora vai a mettere fuori la plastica, che è lunedì!